番茄工作法总结

  “对很多人来说,时间就像是敌人。特别是在快要考试,快要截稿,工期快到时,当你身边的闹钟‘滴答滴答’地提醒着你,时间已经很紧迫,那时焦急的心情会导致你的工作和学习效率低下,这时你所想的可能不是怎样去完成任务,而是怎么去拖延工期。番茄工作法就是针对灵活有效的利用时间而设计的,帮助你完成任务以及提高工作和学习效率。”

  ——Franceso Cirillo

  番茄工作法的三个基本原则:

  ● 忘记时间。无论我们做什么事情,时间总会流逝,当人们在进行具体事情的时候,时间流失带来的焦虑会轻很多,进行番茄工作法时,不要去管还剩多少时间。

  ● 学习时,使大脑清醒,思路清晰,意识力高,注意力集中。

  ● 采用简单易用原则,不用太复杂工具。很多的工作法都失败了,因为这些方法本身的技术要求就是要应用它的人发愁,甚至必要完成的任务难度更高。

  规则:

  ● 一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成

  ● 每4个番茄钟一组,之后有15-30分钟休息时间

  ● 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟

  ● 一旦番茄钟启动,就必须走到响铃

  ● 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效,和没开始过一样,不能标记x

  ● 如果番茄钟开始后,一项工作提前完成,继续检查同一个活动,直到番茄钟响铃

  ● 保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断,遵守约定,回电给中断者

  ● 超过5-7个番茄,就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动

  ● 不够1番茄,就合并。简单任务可以合起来做

  ● 一个一个番茄钟之后,结果就会出现

  ● 下一个番茄会更好

  第一层楼:弄清一项活动所需的工夫

  番茄钟走到响铃时,在你正在做的工作旁标出一个x,然后休息5分钟。

  继续“再做几分钟”是不允许的。即使你觉得再多几分钟就可以完成手头的任务,也不行。

  在短暂休息阶段,不宜进行任何大动脑筋的活动。

  在长休息阶段,也别做任何复杂的事,否则你的心智难以重组和整合所学知识,导致的结果是在下一个番茄钟里,你无法投入做到最好的自己。

  显然,在场休息期间,也不应考虑过去的一组番茄钟里做过什么。

  划掉活动清单中已完成的活动。

  跟踪和记录你的过程,出具一份每项任务花费多少番茄的报告。

  第二层楼:减少中断

  内部中断 – 我们打断自己

  我们对自己的日常计划或决定,总是抱着朝三暮四的态度。拜托内部中断,我们必须坚守两条阵线:

  ● 使这些中断清晰可见。每当潜在的终端出现时,标一个撇号(‘)在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一:

  ● 假如这事确实迫在眉睫,不可拖延,把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。

  ● 将这事记在活动清单里,标上一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。

  ● 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上撇号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。

  那些计划外紧急事物,可以有下列处理选项:

  ● 他们可以在下一个番茄钟完成(但仍然以番茄衡量),顶替其他活动位置。

  ● 他们可以重新安排在今天某个时候完成,顶替其他活动位置。

  ● 尽可能地将它们的番茄钟向后排,直到一天的结束。这样有助于学习识别,什么才是真正的紧急。

  外部中断 – 我们被人打断

  根据经验来说,真正火烧眉毛要立即处理的事,在实际生活中寥寥无几。那些所谓紧急的活动,通常可以推迟25分钟到2小时(4番茄)。对于容易沟通的人们,这种延迟没有伤害,但会给你一个巨大的优势,是你的心智有效的开展工作,按照你的方式完成活动,并且安排紧急任务。

  很多人说,与使用番茄工作法的人一起工作学习,能感到他们对他人时间的尊重。

  面对此类中断,我们也要坚守两条阵线:

  ● 使这些中断清晰可见。每当某人某事打断了番茄钟时,画一个(-)在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一:

  ● 在今日待办表格的计划外紧急区域,记下新的活动,在左手边空格区,填上与对方商定的最后期限。

  ● 在活动清单表格记下它,标一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。

  ● 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上减号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。

  每天拨出1个番茄钟(或更多,如果需要的话),来处理紧急中断。

  番茄工作法用户有以下目标:

  ● 拖延就是成功,尽量将这些番茄钟安排得晚些,酌情低估其紧急程度,同时增加这些活动可控和可计划的程度

  ● 要逐步减少用于系统化处理中断的番茄数

  记录:规划阶段的定性预估错误

  看一看活动清单中标为“U”的活动,还有今日代办表格中“计划外紧急”区内的活动。透过这些条目,可以看出你是否有能力,在规划阶段弄清活动的数量和类型,以有效达成既定目标。蹦出来的计划外活动越多,最初预估的定性错误越多。所以应当衡量那些为实现给定目标而进行的计划外工作。当然你的记录表格中,也可以包含所有内部外部中断的总数,来观察并日益减少中断。

  第三层楼:预估完成活动那个所需的工夫

  一旦掌握了番茄工作法,并达到前两层楼的目标,就可以开始进行定量预估。这是一项长期目标,为了成功的预测完成某项活动需要投入多少工夫。

  有了每项活动的预估番茄数,你就可以决定如何在全天可用的番茄数目内,进行一系列活动。通常在列出具体待办活动前,就应将可用番茄数写在今日代办表格内。对于每一项活动,每个预估番茄钟用【】表示。

  如果完成活动用的番茄比预估少,直接划掉该行。

  如果预估的番茄用完了,则重新预估番茄数,使用不同的颜色(如【】),将新的预估番茄标在之前预估和完成的番茄右侧。这样可以突出第二次、第三次的重复预估,检查相对误差。

  一般重新预估不会超过3次,如果真的有活动要重新预估三次,真正应该三思的是陷入怪圈的原因。

  现在记录表格就有有所修改。根据所提的问题,报告可以显示预估、实际做工和相对误差。

  管理探索行为

  并非每项活动都可以预估。在一个新项目或学习活动的开始,花时间做一些探索,是特别有好处的:寻找新的资源、对你要学或查询的内容有一个清晰的脉络、定义你的目标使其更清晰。

  第四层:使番茄钟更有效

  番茄钟的结构

  每个番茄中最开始的三至五分钟,可用于简单回顾你自当前活动开始至今所学到的(不只是上一个番茄钟),并在心里留下印象。番茄中的最后三至五分钟,可用于快速检查下你所做的(如果可能的话,使用因果分析法,从最近一项活动开始,回顾你最初的动机)。

  做这些并不需要改变25分钟的番茄钟时长。番茄钟会提高时间感知能力,你的生物钟能够感应到上述的3-5分钟时间间隔。如果不行,那可能是一个信号,表明你还没掌握基本的方法。

  番茄钟组的结构

  在一组四个番茄钟的第一个番茄钟,或第一个番茄钟的一部分,可用于回顾至今都做了什么。同样,一组番茄钟的最后一个或部分番茄钟,可以用来检查工作成果。系统化的回顾和检查,可以刺激过度学习的效果,促进新信息的获取。

  第五层楼:设定作息时间表

  作息时间表的重要性:

  ● 作息时间表是一个限定。

  ● 作息时间表界定了工作时间和空闲时间的间隔。

  ● 作息时间表衡量一天的结果。

  使用番茄工作法,计算浪费了多少时间并不重要,完成了多少个番茄才是重要的。

  优化作息时间表

  进一步规划组内的番茄钟。假设一天有四组工作番茄钟,你可以预留第一组的第一个番茄钟,来规划全天;第二组最后一个番茄钟,分配用来检查回复电子邮件,收听留言,打电话给同学,视情况而定;第三组第一个番茄钟,检查上午做过的事;第四组前两个番茄钟,复习你今天和近几天所学的;当天最后一个番茄钟,是预定用于跟踪和分析记录的。具体操作需要根据自身和当天情况进行调整。

  一份有效地时间表,应具有如下特点:它注定随着时间的推移而改变,它可由不同长短的番茄钟组构成,长度为4个番茄的组合可以优先考虑。

  更多楼层,更高境界

  脑海中要坚持的一些准则,以保持工作法的适应能力。按重要性排列:

  1. 一定要记住,用的技术越多,复杂性越高,从而影响到学习曲线,使得适应性越差。

  2. 坚持简单,尽可能降低跟踪的复杂性(宁可不去记录小任务)。

  3. 坚持简单,做记录所使用的工具,复杂度以你能很好掌握为限。

  4. 如果处理和观察变得困难、复杂、千篇一律,你就要问问自己,所观察这些指标是否都是必须的?去繁就简。

  5. 想象力是最棒的工具,可以防止复杂度的增加。

  番茄工作法首先要你学会一件事,就是表面上的快慢,并不重要;抓住要点一击中的,干净利落地解决,才是真正重要的。要实现这个,你要学习如何衡量自己,观察自己如何工作,并且开发持续性的价值。

  先是记录你做过的番茄数,下一步是预估,挑战自己,在预估时间内完成特定活动,行不行呢?这是番茄工作法的游戏规则之一,但别走捷径!

  改进预估

  这种改进沿着两条路线:

  ● 定量预估的改进,预估番茄数和实际番茄数之间的误差越来越小。

  ● 定性预估的改进,在计划阶段未能列入计划的活动越来越少。

  番茄工作法的好处

  使用番茄工作法,有三个因素有助于增强个人激励:

  ● 通过每天完成迹象不太简单也不太复杂的活动,你可以达成目标

  ● 直接带来个人改进,每天都有新感觉

  ● 得益于持续的观察和测量,可以知道你是如何工作的/你的工作如何

  用不着番茄的时候

  番茄工作法不应用于空闲时间的活动管理。

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