不要再Best Regards了!英文Email四大问题

Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具,人人都会写,但却非人人都可抓到其中的窍门,进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。到底台湾人的英文email 都犯了什麽样的错误呢?

  以下整理了台湾人在职场的英文email中最常犯的四大错误和范例。

  问题一:Email 主旨要简短有力,才会让人一看就懂?

  首先,主旨栏千万不可以空白,否则可能会导致email被 当成垃圾信件。再来,若信件内容经双方一再的往来答覆,内文的讨论事项已脱离原主旨,那麽请务必删除先前的信件内文,并换上一个新的主旨,一来是让收件人 更清楚信件内容,二来是方便日后搜寻信件和资料归档。而最后,不可将信件所有内容放在信件主旨栏,那只会让对方对你有乱无章法的坏印象,更别谈对方对你会 有后续的联繫和回应了。

  其实写一封商业英文书信一点也不难,要记住:忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封,而主管们甚至会收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是赢得对方祕书的注意,获得快速回信,祕诀在于你的email是否下了个好主旨。

  一个好的email 主旨,要有三个大原则:条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题,一起来比较错误及正确的用法。

  

  • 错误一:主旨不够清楚明白

Subject: Request(主旨:请求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:赠品袋的询价请求)

  第一个主旨虽然易读也与内容相关,但却一点也不明确。

  第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求),又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋),虽然还没看完信件全文,但这主旨已够明确易读,让收件人只要一眼瞥过,就可以马上对应到相关资讯和流程,并且快速地回覆这封要求信件。

  

  • 错误二:主旨没有详细时间说明

Subject: Sales Promotion(主旨:促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促销活动)

  第一个主旨虽然比Sales来得明确,但到底是哪种的促销活动呢?第二个主旨多了for 2012 A/ W Collection,帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市,这样的主旨才能快速带到重点。

  问题二:Email 的开头该直呼名字还是用Dear Sir/Madam

  在写英文信件时,是否曾对公式化的Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调?也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思,我明明和对方不太熟,这样称呼会不会太亲暱了呢?

  在英文email规则中,Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思,Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人,亦即我们所谓的「敬启者」。

  我们也可以将Dear解释为「致~」,例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;当然你有其他更轻鬆的信件抬头选择,其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字,例如:Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而该如何拿捏就在于你和收件人的关係、以及你们沟通的频率。

  从信末署名可以看出你与对方想建立什麽样子的关係,想较亲近一点,你就可以署名Alisa;若想与对方保持距离,就可以连名带姓的署名Alisa Tu。同样地,对方也会从中嗅出你的署名密码,而和你维繫你所预设的双方关係。

  另外,当你收到对方回覆时,观察对方如何称呼你,以及如何在信末署名,你就知道下一次写信时,你也能怎麽称呼对方。

  问题三:Email 的用词口气越正式就越专业吗?

  很多人都认为要写好一封email 就是要使用正式的措辞和口气,而且还要公事公办、就事论事,才能呈现出自己在工作上的专业度。但,这绝对是个错误的大迷思。

  英文email 内文的写作重点是,让内文如同平常对话的口气,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般谈话中不会用到的措辞,在email 中也不会出现。

  台湾的英语教育总是要求我们在写作时,要使用看似厉害专业的用字遣词和片语,和高阶的文法技巧,才能得到令人满意的高分成绩,但实际上,一封正确适当的email 内容,是要让人感到一目了然,又可以明确的收到所要传达的意思。

  以大家常犯的错误举例来说,请比较两封信中内文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。

  信件一:

  Subject: Problem solved!!

  Jessie — we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards.

  中译:

  主旨:问题解决了!!

  洁西 — 我们刚才讲过电话,很高兴知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要更多资讯或是协助,请再跟我说。谢谢,并致上我的问候。

  信件二:

  Subject: PBG Project Problem Solved

  Hi Jessie,Thank you for your call in the morning.

  I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.

  Sara

  中译:

  主旨:PBG专桉问题解决了

  嗨,洁西,

  谢谢妳今天早上打来。我很高兴我们能够找出PBG专桉的解决办法。祝妳的专桉进展顺利。

  只要妳觉得我们还有机会可以帮上忙,我在下午三点之前都还会在办公室。

  莎拉

  we spoke earlier在信件一裡的意思是:我们刚才讲过电话。并没有明确的提到时间,会让人摸不着头绪,不知道我们曾在哪个时间点讲过话。而we talked in the morning 明确的指出,我们在早上通过电话,让收信者一看就能联想到早上的对话内容。

  另外,在信件一的最后有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(请回覆),这句话简短又明确,建议可以常用在商业信件上。

  问题四:Email 的信末问候语用Best Regards 最礼貌?

  email 的结尾只有Best Regards 才最得体吗?Best Regards 翻成中文,叫做「致上我最高的问候」,是不是感觉有点咬文嚼字?

  或许你会有疑问,这句咬文嚼字的问候语,却常在商业书信出现,竟然还是大家最熟悉的的问候语?为什麽它会这麽常见呢?因为,商业人士的时间永远不够用,只想用最快的时间处理一封email,而这句话因为太常出现,所以容易被大家接受,商业人士们也不用绞尽脑汁,去想出一句漂亮的信末问候语。

  其实当大家都这麽做的时候,不见得代表这就是最好的用法。范例一是另外几个常用的信末问候语,都是一些好记又简单的单字,可以挑选几个熟记,在下一次写信时使用,收件者一定会感受到你的用心。

  从范例一的表格看来,email 结尾语的选用可是一门大学问,信末结尾语的使用必需考量与email收件人的关係和收件人的互动情况。

  [via]http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=2010&pnumber=2[/via]

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