时间管理的常用技巧

对我们这类终日坐在电脑前的IT玩家来说,最大的麻烦就在于有时会在不知不觉中耗掉大半个工作日,所做的工作却并不是多重要,多半是看看新闻,听听音乐,聊天收信写博客之类。也正是为此,我才会挖空心思研究如何让电脑为人所用而不是浪费人的时间。在这个问题上,知识管理是一方面,它可以帮人快速加工、收藏和定位有价值的信息;时间管理又是一方面,它能够使人按照既定的计划行动,而不是被一件接一件的工作弄得无所适从。

  下面的时间管理策略是偶然在一个国外网站上发现的,按照它的原则,我在自己的电脑上制作了一些带提醒功能的任务列表,感觉效果还不错,所以特别拿来同大家分享。

  节约时间的一些技巧

  1.制作任务列表

  许多人都有自己的任务列表,这里的5种列表仅供参考。

  “工程”列表记录大块的工作,如撰写产品性能评论,为轿车安装新轮胎等

  “步骤”列表列举当前正在进行的工程的下一步骤,如阅读研究报告、打电话通知同事参加下周的会议等等

  “等待”列表记录那些需要依赖别人才能完成的活动

  “日程”列表记录那些有时限的任务或具体到某天进行的工作

  “即兴”列表记录那些可以自由安排的工作,如去迪士尼乐园玩

  2.不要陷入收件箱中

  收件箱一天只要查看一次就够了,一次只处理一项;在决定如何处理前一项之前,不要去查看后一项;一旦将某一项处理完毕,就不要再回头。

  3.两分钟原则

  任何时候遇到两分钟内就能做完的事,立刻将它们做完。

  4.做出每周工作总结

  每周五花上一点时间总结本周工作并安排下周的任务列表,处理一些不很紧要的文档和笔记,同时考虑接下来要做的事。

  5.记录时间用在哪里了

  如果你没有时间管理的经验,在开始安排计划之前,先花几天记录一下每天都在做什么,花了多少时间。这样你就可以对自己每天把时间花在哪里有一个概念,有什么事情是必须做的,什么事情实际上是浪费了时间。

  6.说不

  在合理的时候说“不”可以让你更专心的完成该完成的工作。

  7.现在就做,不要耽误。

  不要拖延把两分钟就可以做完的事情,收到的发票现在就放好,用完的工具马上还回去,“待会儿”常常意味着永远。

  8.集中处理

  如果你常常琐事成堆,可以找出一段时间,什么别的事情都不做,专心清空你的收件箱。

  9.记录工作日志

  将每天完成的工作记录下来,你可能会发现常常需要返回来查询。

  10.采用“四个文件夹”策略

  在桌上放四个文件夹,分别标注上“现在就做”、“文档”、“参考材料”和“明天”。

  最后有一点需要说明,那就是任何工具跟策略都不会取代人的大脑,无论是知识管理还是时间管理,都需要管理者做一些主动的思考。对于前者,管理者需要考虑选择收藏哪些信息,信息之间的内在联系是什么;对于后者,管理者需要考虑宏观的工作任务和微观的操作细节,以及各项工作之间的优先顺序。更进一步,在任务列表做好后,还需要靠着耐心和习惯将这些任务逐一完成。总起来说,要想不被电脑控制,就得比电脑更有头脑。

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